On tyypillistä, että koulutusta etsivä hankkii tietoa itsenäisesti. Hän vertailee koulutuksia, pohtii vaihtoehtojaan ja ottaa kouluttajaan yhteyttä vasta ostopolun loppumetreillä. Yhteydenotot, kyselyt ja tarjouspyynnöt kannattaa siis ottaa tosissaan. Niiden takana on usein tarpeitaan punnitseva ja asiaan perehtynyt potentiaalinen asiakas.
Yhteydenottolomakkeen täyttänyt henkilö on jo hieman edennyt koulutuksen ostopolulla ja osoittanut, että pitää koulutustanne varteenotettavana vaihtoehtona. Edellytykset koulutushankinnalle ovat siis olemassa. Parhaimmassa tapauksessa ripeä ja huolellinen yhteydenottojen käsittely voi toimia erottavana tekijänä ja vakuuttaa koulutusta etsivän siitä, että tarjoamanne koulutus on oikea valinta.
Potentiaalisesta asiakkaasta huolehtimisen tärkeyttä ei voi liiaksi korostaa, sillä se on helpoin tapa muuntaa koulutuksesta kiinnostunut kouluttautujaksi. Kokosimme tähän artikkeliin muutaman yhteydenottojen käsittelyyn liittyvän vinkin, joiden avulla muunnat yhteydenotot ilmoittautumisiksi.
1. Nopea vastaus kannattaa
Kun potentiaaliset asiakkaat etsivät koulutusta koulutus.fi-sivustolla, on todennäköistä, että he harkitsevat useita koulutuksentarjoajia ja vertailevat koulutuksia keskenään. On myös mahdollista, että he tiedustelevat koulutuksista useammalta taholta selvittääkseen, mikä koulutus soveltuu parhaiten heidän senhetkisiin tarpeisiinsa.
Koska tiedustelijat ovat yleensä työssäkäyviä, joilla on ajankohtainen koulutustarve, voit erottautua joukosta olemalla ensimmäinen, joka vastaa potentiaalisen kouluttautujan yhteydenottopyyntöön. Olemalla ensimmäinen kouluksentarjoaja, jolta koulutusta etsivä saa vastauksen, luot kouluttajasta positiivisen, ammattimaisen ja luotettavan mielikuvan.
2. Vältä geneerisiä vastauksia
Koulutusta etsivät haluavat kokea, että heitä arvostetaan ja samalla varmistua siitä, että ilmoittautuessaan koulutukseen he saavat rahoilleen vastinetta. Henkilökohtainen vastaus lisää luottamusta ja uskoa siihen, että yhteydenottajan tarpeet huomioidaan ja niihin pystytään vastaamaan. Yhteydenoton jättäneet eivät aina ole valmiita suorilta käsin ilmoittautumaan koulutukseen. Heillä on usein koulutukseen liittyviä kysymyksiä, joihin he haluavat vastauksen ennen kuin ovat valmiita sitoutumaan koulutukseen. Tästä vaiheesta on kysymyksistä huolimatta harvemmin enää pitkä matka ostoprosessin loppuun, joten varmista, että vastaat kaikkiin kysyjää askarruttaviin asioihin viestissä tai puhelun aikana. Tee tämä henkilökohtaisella otteella, ja tarjoudu auttamaan jatkossakin. Se tarjoaa luontevan mahdollisuuden olla henkilöön tarvittaessa myöhemmin yhteydessä. Asiakaspalvelun laatu, henkilökohtaisuus ja nopeus vaikuttavat selkeästi ostopäätöksen syntyyn.
Aina ei kuitenkaan ole mahdollisuutta vastata yhteydenottoon saman tien. Automaattivastaukset ovat oiva tapa säästää aikaa ja vaivaa ja niiden hyödyntäminen onkin perusteltua esimerkiksi loma-aikana. Niistä kuitenkin usein puuttuu henkilökohtainen ote, jota nykypäivän kuluttajat arvostavat. Automaattivastausta käytettäessä suosittelemme puhuttelemaan vastaanottajaa nimellä ja hyödyntämään koulutuskohtaisia vastausviestejä yleisen vastausviestin sijaan. Katso perusohjeet automaattivastauksen personoimiseen asiakaskirjautumisessa.
3. Ota uudelleen yhteyttä
Yksi yleisimmistä yhteydenottojen käsittelyyn liittyvistä kompastuskivistä on se, että niihin vastattuaan kouluttajat eivät enää saa liidiltä vastausta takaisin. Vaikka et pikaisesta yhteydenottoon vastaamisesta huolimatta saisi potentiaaliselta kouluttautujalta vastausta, ei peli ole vielä menetetty. Älä epäröi kontaktoida yhteydenottopyynnön jättänyttä henkilöä uudelleen. Hyvänä nyrkkisääntönä voidaan pitää, että muutaman päivän odottelun jälkeen liidiin voi olla uudelleen yhteydessä.
Suosittelemme sähköpostiin vastaamisen lisäksi olemaan yhteydenottopyyntöihin jättäneisiin puhelimitse yhteydessä. Kuten sinäkin, tiedustelijat saattavat olla kiireisiä ja sähköpostit voivat helposti päätyä roskapostikansioon tai hukkua muuhun sähköpostitulvaan. Tarttumalla luuriin et ainoastaan varmista, että viestisi on mennyt perille, vaan samalla osoitat ottavasi heidän yhteydenottonsa tosissaan. Vaikka yhteydenoton jättänyt henkilö ei tällä kertaa osallistuisi koulutukseesi, voi hänen saamansa asiakaspalvelukokemus vaikuttaa siihen, kuinka todennäköisesti hän jatkossa harkitsee koulutuksiinne osallistumista.
Ennen kaikkea yhteydenottoihin kannattaa suhtautua kunnioittavasti. Osoita koulutuksistasi kiinnostuneille, että välität heistä ja arvostat heidän aikaansa vastaamalla nopeasti, henkilökohtaisesti ja tarvittaessa kontaktoimalla heitä uudelleen. Tämä lisää todennäköisyyttä sille, että yhteydenottaja ilmoittautuu koulutukseenne, suosittelee organisaatiotanne tuttavilleen tai pitää koulutuksianne varteenotettavana vaihtoehtona etsiessään koulutusta tulevaisuudessa. Vaikka yhteydenotto ei tällä kertaa johtaisi ilmoittautumiseen, on asiakaspalvelukokemus ollut silti kympin suoritus.
