[Opas] Automaattivastauksen hyödyt ja asennus

 

Yhteydenottopyyntölomakkeeseen on mahdollista asettaa automaattivastaus. Suosittelemme ominaisuuden käyttöä erityisesti loma-aikaan. Tästä blogista löydät ohjeet toiminnon asentamiseen.

Lomakausi lähestyy! Yhteydenottopyyntöihin asetettu automaattivastaus lähtee kaikille, jotka lähestyvät yritystä sen profiilisivun tai koulutusesittelyiden yhteydenottolomakkeen kautta. Vastauksessa voi tiedottaa ajankohtaisista asioista, kuten kesälomista tai yhteydenottojen käsittelyajoista.

Automaattivastauksen sisällön voi päättää vapaasti. Vastausta luodessa määritetään, millä aikavälillä vastaus on aktiivinen ja mitä koulutuksia se koskee. Saman vastauksen voi asettaa kaikkiin koulutuksiin tai mukauttaa toimipistekohtaisesti.

❕ Huomioithan, että sähköpostiasetuksenne eivät päde koulutus.fi:n yhteydenottopyyntöihin. Yhteydenottopyyntöjen lähettäjät eivät saa yrityksen sähköpostijärjestelmään asennettua automaattivastausta, kuten toimiston automaattiviestiä tai henkilökohtaiseen sähköpostiin asennettua lomaviestiä. Automaattivastaus tulee siis asettaa erikseen koulutus.fi:hin.

 

Automaattivastauksen tekeminen

1. Kirjaudu asiakaskirjautumiseen.

2. Klikkaa valikosta Automaattinen vastaus.

3. Luo uusi automaattivastaus välilehdellä Sähköpostitekstit. Klikkaa nappia Uusi teksti ja kirjoita viesti kenttään. Haluatko tehdä viestistä henkilökohtaisemman? Kirjoita koodi #name# siihen kohtaan viestiä, jossa haluat vastaanottajan nimen näkyvän.

4. Välilehdellä Listaus otat luomasi viestit käyttöön. Voit käyttää joko yleistä vastausta kaikissa koulutuksissanne Yleisasetus tai koulutuskohtaista vastausta Koulutuskohtaiset vastausviestit.

5. Täytä haluamasi alkamis- ja päättymispäivä, valitse oikea viestipohja ja tallenna asetukset.

 

Milloin automaattivastausta kannattaa käyttää?

Loma-ajat ovat erityisen hyödyllisiä automaattivastaukselle. Päällekkäiset lomat tai asiakaspalvelun niukemmat palveluajat voivat lisätä tarvetta vastauksen asettamiselle. Toisaalta automaattivastaus voi olla käytössänne koko ajan. Ystävällinen vastaus viestii yhteydenottajalle, että viesti on huomioitu ja siihen palataan mahdollisimman pian.

 Vastausta laadittaessa voit pohtia seuraavia:

  • Yksilöity automaattivastaus on tapa, jolla luodaan luottamusta yritystä tai organisaatiota kohtaan. Sähköpostiviestien henkilökohtaistaminen kasvattaa luottamusta lähettäjään ja edistää hankinnan todennäköisyyttä. Esimerkiksi vastaanottajan nimen käyttäminen voi kehittää luottamusta.
  • Arviointien esittäminen automaattivastauksessa on näkemyksemme mukaan hyvä ajatus. Voit esimerkiksi lisätä linkin koulutus.fi-profiilinne, johon on kerätty arviointeja. Voit vakuuttaa koulutuksesta kiinnostuneen, kun osoitat muiden kokemusten tyytyväisyyttä.
  • Videon hyödyntäminen on myös yksi tapa erottua joukosta! Video voi olla yleinen tervehdys koulutuksen järjestäjältä tai lyhyt yritysesittely. Video on tekstivastausta interaktiivisempi ja toistaiseksi omaperäisempi vaihtoehto.

Huomioita asetuksista

Viestin nimi Viestipohjan nimi, joka ei näy vastaanottajalle. Esimerkiksi: "Kesän automaattivastaus".

Viestin otsikko Sähköpostin aihekentässä vastaanottajalle näkyvä teksti. Jos et kirjoita tähän mitään, vastaanottajalle näkyy automaattisesti aihe: "Tietoa koulutuksesta: Koulutuksen nimi".

Yhteystiedot Voit valita, näkyykö viestin lopussa yrityksenne yhteystiedot, jotka on syötetty myös koulutus.fi:hin.

Yleisasetus  Valittu viesti toimii automaattivastauksena kaikissa koulutuksissa.

Koulutuskohtaiset vastausviestit Asetuksella määrität automaattivastauksen koulutuskohtaisesti.

✉️ Haluatko, että koulutus.fi asettaa automaattivastauksen puolestasi? Täytä aktivointilomake niin asennamme automaattivastauksen. Kuittaamme annettuun sähköpostiosoitteeseen, kun vastaus on ajastettu. 👍

 

Salla-Sofia Lahti

Digital Marketing Coordinator