Yhteydenottopyyntölomakkeeseen on mahdollista asettaa automaattivastaus. Suosittelemme ominaisuuden käyttöä erityisesti loma-aikaan. Tästä blogista löydät ohjeet toiminnon asentamiseen.
Lomakausi lähestyy! Yhteydenottopyyntöihin asetettu automaattivastaus lähtee kaikille, jotka lähestyvät yritystä sen profiilisivun tai koulutusesittelyiden yhteydenottolomakkeen kautta. Vastauksessa voi tiedottaa ajankohtaisista asioista, kuten kesälomista tai yhteydenottojen käsittelyajoista.
Automaattivastauksen sisällön voi päättää vapaasti. Vastausta luodessa määritetään, millä aikavälillä vastaus on aktiivinen ja mitä koulutuksia se koskee. Saman vastauksen voi asettaa kaikkiin koulutuksiin tai mukauttaa toimipistekohtaisesti.
❕ Huomioithan, että sähköpostiasetuksenne eivät päde koulutus.fi:n yhteydenottopyyntöihin. Yhteydenottopyyntöjen lähettäjät eivät saa yrityksen sähköpostijärjestelmään asennettua automaattivastausta, kuten toimiston automaattiviestiä tai henkilökohtaiseen sähköpostiin asennettua lomaviestiä. Automaattivastaus tulee siis asettaa erikseen koulutus.fi:hin.
1. Kirjaudu asiakaskirjautumiseen.
2. Klikkaa valikosta Automaattinen vastaus.
3. Luo uusi automaattivastaus välilehdellä Sähköpostitekstit. Klikkaa nappia Uusi teksti ja kirjoita viesti kenttään. Haluatko tehdä viestistä henkilökohtaisemman? Kirjoita koodi #name# siihen kohtaan viestiä, jossa haluat vastaanottajan nimen näkyvän.
4. Välilehdellä Listaus otat luomasi viestit käyttöön. Voit käyttää joko yleistä vastausta kaikissa koulutuksissanne Yleisasetus tai koulutuskohtaista vastausta Koulutuskohtaiset vastausviestit.
5. Täytä haluamasi alkamis- ja päättymispäivä, valitse oikea viestipohja ja tallenna asetukset.
Loma-ajat ovat erityisen hyödyllisiä automaattivastaukselle. Päällekkäiset lomat tai asiakaspalvelun niukemmat palveluajat voivat lisätä tarvetta vastauksen asettamiselle. Toisaalta automaattivastaus voi olla käytössänne koko ajan. Ystävällinen vastaus viestii yhteydenottajalle, että viesti on huomioitu ja siihen palataan mahdollisimman pian.
Vastausta laadittaessa voit pohtia seuraavia:
Viestin nimi Viestipohjan nimi, joka ei näy vastaanottajalle. Esimerkiksi: "Kesän automaattivastaus".
Viestin otsikko Sähköpostin aihekentässä vastaanottajalle näkyvä teksti. Jos et kirjoita tähän mitään, vastaanottajalle näkyy automaattisesti aihe: "Tietoa koulutuksesta: Koulutuksen nimi".
Yhteystiedot Voit valita, näkyykö viestin lopussa yrityksenne yhteystiedot, jotka on syötetty myös koulutus.fi:hin.
Yleisasetus Valittu viesti toimii automaattivastauksena kaikissa koulutuksissa.
Koulutuskohtaiset vastausviestit Asetuksella määrität automaattivastauksen koulutuskohtaisesti.
✉️ Haluatko, että koulutus.fi asettaa automaattivastauksen puolestasi? Täytä aktivointilomake niin asennamme automaattivastauksen. Kuittaamme annettuun sähköpostiosoitteeseen, kun vastaus on ajastettu. 👍