Näin teet koulutuksesta webinaarin

Koulutusmaailma Ajankohtaista Ohjeet ja vinkit

Toiset eivät parhaillaan pääse ulos, eivätkä toiset sisään. Koronaviruksen vuoksi vallitsevat poikkeukselliset olosuhteet pakottavat ihmiset toimimaan arjessaan aiemmasta poiketen. Tilanne saattaa jatkua pitkäänkin.

Koulutusten lykkääminen tulevaisuuteen ei nyt riitä. Tarvitaan muita toimia. Täydennyskouluttajan kannattaa olla nyt aktiivinen, sillä:

  • Monella työntekijällä on parhaillaan normaalia enemmän aikaa kouluttaa itseään

  • Yritykset ovat kriisissä, ja tarvitsevat osaavia ja koulutettuja työntekijöitä, jotka tuovat pöytään luovia ja innovatiivisia ratkaisuja

Vinkkimme kouluttajille on: muuttakaa avoimet koulutukset mahdollisuuksien mukaan webinaareiksi. Tiedämme, että tämä ei ole kaikissa tapauksissa mahdollista. Joissakin koulutuksissa käytännön näkökulma on niin oleellinen. Siitä huolimatta on olemassa monia koulutuksia, jotka pystyy ilman suurta vaivannäköä muuntamaan etäkoulutuksiksi.

Muuntamalla kurssit webinaareiksi luotte kassavirtaa nyt, minimoitte koulutusten siirtämisestä aiheutuvia kustannuksia ja vapautatte resursseja seuraavien koulutusten suunnitteluun ja toteuttamiseen.

9 vinkkiämme koulutuksen järjestämiseen silloin, kun koulutukseen osallistuvat eivät ole samassa tilassa kanssasi.

1. Käytä oikeaa työkalua

Webinaarin pitäminen edellyttää asianmukaista välineistöä. Tarvitset alustan tai ohjelmiston, jonka kautta voit olla kontaktissa koulutukseen osallistuviin. Me koulutus.fi:ssä olemme tutustuneet kumppaneidemme kautta useisiin eri ratkaisuihin, mutta myös tottuneet hyödyntämään omassa toiminnassamme eri työkaluja. 

Zoom, GoToMeeting, Google Meet ja Google Hangout ovat kaikki hyviä ja yksinkertaisia välineitä äänen ja kuvan välittämiseen. Google Meetissä on Google Hangoutiin nähden se etu, että se pelaa saumattomasti yhteen Google-kalenterin kanssa, se sallii suuremman osanottajamäärän ja pystyt jakamaan näyttösi esitys- ja koulutusmateriaalin näyttöä varten.

Muita työkaluja etäkontakteihin ovat esimerkiksi Microsoft Teams ja Slack. Erilaisia verkkokouluttautumisen ratkaisuja tarjoavat esimerkiksi Vuolearning, Learnifier, Seppo.io, Thinglink... muutamia mainitaksemme!

 

2. Alusta webinaari hyvin

Mikäli muutat avoimen koulutuksen verkkokurssiksi, varmista, että ilmoitat kaikille ilmoittautuneille muutoksesta hyvissä ajoin. Voit lähettää koulutuksessa tarvittavan materiaalin etukäteen sähköpostitse. Informoi tässä yhteydessä myös siitä, mitä työkalua webinaarin toteutuksessa hyödynnetään. Anna tarpeen mukaan jo etukäteen kaikki käytännön neuvot, jotka koet tarpeelliseksi ja jotka tekevät webinaariin osallistumisesta mahdollisimman helppoa kouluttajille. Voi esimerkiksi olla tarpeen neuvoa osallistujia luomaan maksuton Google-tili itselleen, tarkistamaan nettiyhteys, tietokoneen asetukset sekä varmistamaan hyvä äänenlaatu ja kuulokkeiden sopivuus.

 

3. Lähetä muistutus

Lähetä webinaariin ilmoittautuneille muutama päivä ennen koulutusta muistutus sähköpostitse. Viestiin voit sisällyttää lyhyen intron aiheeseen, antaa ennakkotehtävän tai muutoin herätellä kouluttautujien innostusta ja inspiraatiota. Näin kouluttautujat paitsi muistavat osallistua, ovat myös innoissaan siitä! Myös pieniä teknisiä vinkkejä ja muistutuksen aikataulusta voi sisällyttää tähän viestiin.

 

4. Hyödynnä pilveä

Perinteisissä koulutustilaisuuksissa on helppoa jakaa tehtäväpapereita osallistujille tai vaihtaa muistiinpanoja kaverin kanssa. Webinaareissa tilanne on toinen. Tämän vuoksi kannattaa ehdottomasti ottaa materiaalin jakoon tarkoitettu pilvipalvelu käyttöön. Niin Dropbox, One Drive (Microsoft) kuin Google Drivekin toimivat tähän tarkoitukseen mainiosti. Ne antavat osallistujille pääsyn koulutusmateriaaleihin reaaliajassa sekä mahdollisuuden lisätä omat tuotokset muiden nähtäväksi.

 

5. Ole ajoissa webinaaritilassa

Kirjaudu sisään webinaaritilaan vähintään puoli tuntia ennen webinaarin alkua. Näin pystyt tekemään ajoissa valmistelut ja testailut. Kollegan avulla voit testata, toimiiko ääni ja kuva, onko chat-toiminto päällä ja toimiiko näytön jakaminen ongelmitta.

Varaudu odottamattomaan, niin ongelmatilanteet eivät yllätä.


6. Varaa aikaa

Onko läppäri ladattu? Onko web-kamera ja kuulokkeet kytketty? Siten webinaari voi alkaa! Huomioi webinaarin alussa, että on hyvin tyypillistä, että kestää aina hetken, ennen kuin kaikki osallistujat ovat paikalla sekä kuva, ääni ja muut asetukset kunnossa.

Webinaarin materiaalin tulisi olla valmiiksi esillä ylläpitäjän koneella. Tiedostot, nettisivut ja esitysmateriaali kannattaa pitää koneella auki, jotta ne saa kätevästi yhdellä klikkauksella käyttöön. Muista sulkea kaikki tarpeettomat. Muista tervehtiä jokaista webinaariin liittyvää ja täytä aloitteluaika mukavalla jutustelulla.


7. Kommunikoi verkkokoulutuksen säännöt selkeästi

  • Jokainen aktivoi kameransa

    Webinaarista tulee henkilökohtaisempi ja tavallaan myös sitouttavampi, kun osallistujat kuulemisen ohella myös näkevät toisensa. Webinaarin pitäjän tulisi esimerkinomaisesti asentaa kameransa niin, että hän näkyy jatkuvasti kuvassa, valaistus on hyvä ja eikä kuvassa ole mitään turhaa.

  • Jos et puhu, sulje mikrofoni
    Hyvän äänenlaadun varmistamiseksi ja häiritsevien äänten minimoimiseksi tulisi jokaisen sulkea oma mikrofoninsa silloin, kun ei puhu. Yllättävätkin äänet saattavat kantautua muille, vaikka olisi omasta mielestään hipihiljaa.

  • Selkeää puhetta!
    Kaikilla ei välttämättä ole yhtää hyvää internet-yhteyttä, yhtä rauhallista työympäristöä tai yhtä laadukkaita teknisiä välineitä ja silti istutte kaikki samassa veneessä. Siksi kaikkien on tärkeä muistaa: puhu selkeästi tietokonetta kohden ja nosta tarpeen mukaan puhevolyymiasi


8. Pidä osallistujat mukana

Kun osallistujat eli koulutettavat eivät ole kanssasi samassa tilassa, on tärkeää tarkistaa tasaisin väliajoin, onko jollakulla kysymyksiä tai huomioita aiheesta. Webinaaritilanteessa et pysty perinteisen koulutuksen tapaan tulkitsemaan koulutettavien eleitä ja ilmeitä. Ei kannata olettaa ihmisten keskeyttävän sinua, kun kysyttävää ilmenee. Heitä siis kysymyksiä ilmoille ja anna jokaiselle mahdollisuus ilmaista itseään. Kannattaa rohkaista myös hyödyntämään chat-toimintoa kysymysten tai kommenttien jättämiseen. Yleensä on suositeltavaa tehdä webinaareista mahdollisimman vuorovaikutteisia.

 

9. Kerää palautetta

Muista pyytää heti webinaarin lopulla palautetta, vielä kun olet suorassa kontaktissa osallistujiin. Näin saat heti materiaalia verkkokoulutustenne parantamiseen jatkoa ajatellen. Toki suullisestikin voi webinaarista keskustella, mutta hyödyllisin tapaa on jakaa sähköinen palautelomake ja motivoida osallistujat täyttämään se samalta istumalta. Hyödynnä siis mahdollisuus ja kerää digitaalinen arvosana ja avoimet kommentit. Näitä arviointeja voit hyödyntää sähköisissä materiaaleissanne ja koulutus.fi-profiilissanne.

 

Lopuksi

Webinaarien järjestäminen ei ole ydinfysiikkaa tai taikuutta. Siihen ei tarvita suuria teknisiä satsauksia. Nouda siis kurssiosallistujat sieltä, missä he tällä hetkellä ovat – hyvin pitkälti kotona. Oli kyse sitten etätöistä, karanteenista tai lomautuksesta, uutta oppia tarvitsee jokainen. Hyödynnä tekniset mahdollisuudet jatkaaksesi tärkeää työtänne ja mahdollistaaksenne täydennyskouluttautuminen myös tässä poikkeuksellisessa tilanteessa.

Onko sinulla kysyttävää aiheeseen liittyen tai kaipaatko muutoin apua, esimerkiksi koulutustarjontanne päivittämisessä? Ole yhteydessä!